Office Delve – Informationen intelligent aufbereitet

Vielleicht kennen Sie die Situation: Sie haben mit vielen unterschiedlichen Dokumenten gearbeitet und möchten jetzt eines davon nochmals anschauen, um z.B. zu prüfen, ob dieses noch weitere relevante Informationen für Ihr Projekt enthält.

Falls Sie noch wissen, dass es sich z.B. um ein Word Dokument handelt, dann könnten Sie natürlich in Word den Verlauf der zuletzt geöffneten Dateien anschauen, aber vielleicht war es doch eine Seite in OneNote oder eine Grafik aus einer Excel-Datei...

Die Startseite von Delve

Unter Office 365 steht Ihnen für solche Recherchen Delve zur Verfügung. Delve zeigt Ihnen alle Inhalte aus unterschiedlichen Quellen, wie z.B. Websites oder OneDrive (for Business), die Sie persönlich bearbeitet haben. Und Delve versucht, diese nach Relevanz zu sortieren, die für Sie wichtigsten Dateien zuerst. Auch Mailanhänge, die Sie verschickt haben, oder andere verschickt und für Sie freigegeben haben, werden in Delve auf Ihrer Startseite angezeigt.

Die persönliche Seite

Klicken Sie in der linken Navigation von Delve auf Ihren Namen, sehen Sie alle Dokumente, die Sie in letzter Zeit bearbeitet haben, wiederum gelistet nach Relevanz. Die Informationen werden als Karten dargestellt und zeigen sehr übersichtlich den Namen und den Typ des zugrunde liegenden Dokuments, wann zuletzt zugegriffen wurde und wie oft das Dokument aufgerufen wurde.

Karten können aus der Übersicht heraus per Klick ganz einfach gruppiert und auf einer gemeinsamen Delve Seite, genannt „Tafel“ (Board), dargestellt werden.

Analog zu Ihren eigenen Dokumenten werden Ihnen die Dokumente angezeigt, mit denen Ihre Kolleginnen und Kollegen arbeiten, vorausgesetzt, Sie haben Zugriff auf diese Informationen.

Die Arbeitsweise von Delve

Hinter Delve steckt ein Algorithmus, der sich Office Graph nennt und von einem norwegischen Team entwickelt wurde. Office Graph wiederum arbeitet mit ähnlichen Algorithmen wie Microsofts Suchmaschine Bing und durchsucht das komplette Office 365 um die Informationen aufzubereiten.

So merkt Office Graph beispielsweise, wenn mehrere der Personen, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten, ein bestimmtes Dokument anzeigen. Dieses Dokument ist höchstwahrscheinlich auch für Sie interessant, also zeigt Delve es auf Ihrer Startseite an. (Microsoft).

Fazit

Delve ist ein sehr schönes Tool, das hilft, Informationen zu finden bzw. zu organisieren. Voraussetzung ist allerdings, dass die Informationen in Quellen liegen, die von Office Graph durchsucht werden können, wie das gesamte Office 365.

Für uns ist Delve mittlerweile zur bevorzugten „Suchmaschine“ avanciert. Probieren Sie die Anwendung in Ihrem Office 365 einfach mal aus; vielleicht kann es auch Ihnen die Arbeit ein wenig erleichtern. Viel Spaß dabei und viel Erfolg!!!

Weiter Informationen finden Sie direkt bei Microsoft.

Für Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung, alle Infos finden Sie - kompakt - auf unserer Kontaktseite.

Ihr Team der WIENBURG.