Office 2016 birgt viele neue Funktionen, die die Zusammenarbeit erleichtern. Wir hatten ja schon als eines der Highlights die einfache Freigabe von Dokumenten gezeigt, nun möchten wir ein weiteres Feature vorstellen, das bisher vor allem SharePoint-Nutzer kannten - den Versionsverlauf eines Dokuments.
Der Hintergrund
Sobald mehrere Benutzer an einem Dokument arbeiten und damit unterschiedliche Versionen des Dokuments erstellen, kann es wichtig werden zu wissen, wer welche Änderungen oder Ergänzungen wann vorgenommen hat.
Aber auch wenn ich alleine ein Dokument bearbeite, kann die Information über die unterschiedlichen Versionen meines Dokuments sehr interessant sein. Wichtig ist nicht nur die Information über die Versionen zu haben, sondern entscheidend ist, dass ich jede Vorgängerversion wieder zur aktuellen Version machen kann. Somit ist sichergestellt, dass keine Information verloren geht.
Die Anzeige der Versionen/Verlauf
In einer Office-Anwendung, z.B. in Word, gelangen Sie über den Reiter "Datei" zu den Informationen Ihres Dokuments und können links den "Verlauf" auswählen.
Voraussetzung ist, dass die Datei nicht lokal auf Ihrem Rechner liegt, sondern z.B. auf Ihrem OneDrive for Business oder auf einer Website innerhalb von Office 365.
Nun werden Ihnen neben dem Dokument alle Versionen der Datei mit Datum und Ersteller angezeigt.
Sie können jede der rechts angezeigten Versionen anklicken und entscheiden, ob Sie diese mit der aktuellen Version vergleichen möchten, und/oder ob Sie diese Version wiederherstellen und somit zur aktuellen Version machen möchten.
Und natürlich geht auch die momentan noch aktuelle Version nicht verloren, sondern diese wird automatisch zur Vorgängerversion. Schöne Sache :-)
Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Spaß und viel Erfolg bei der Online-Zusammenarbeit mit Office 2016!
Seit gestern läuft Office 2016 auf den Rechnern und wie immer stellt sich die Frage: Lohnt sich die Umstellung? Gibt es Neuerungen, die es wert sind, dass man sich das Paket installiert, und die einem das Arbeiten anschließend leichter machen?
Die Antworten auf die Fragen sind sicher genauso vielseitig und individuell wie die Arbeitsweisen mit dem Office Paket.
Und viele kleine Neuerungen werden wieder erst nach und nach entdeckt werden aber ganz schnell in Fleisch und Blut übergehen, so dass man gar nicht mehr realisiert, mit welcher Office-Version das Feature eingeführt wurde, denn "gefühlt gibt's das schon Jahre immer…"
Ich möchte mich in diesem Beitrag auf meine persönlichen 5 Highlights von Office 2016 beschränken, von denen ich überzeugt bin, dass sie mir die Arbeit erleichtern werden oder auch mit mehr Spaß erledigen lassen - wie auch immer :-)
1. Dark Theme
Endlich hält der Name, was er verspricht: Ich kann nun für alle Office-Anwendungen einen dunklen Hintergrund, inkl. dunkler Menüleiste einstellen:
Das ist nicht nur angenehmer, sondern schont erwiesenermaßen auch die Augen. Vor allem abends macht diese Einstellung Sinn - aber wer arbeitet schon abends ;-)
Die Einstellung wird in einer der Anwendungen vorgenommen, wie hier oben in Word zu sehen, und gilt ab dann auch für alle anderen Office 2016 Anwendungen.
2. Intelligente Suche (Smart Lookup)
Sie können ein beliebiges Wort mit der rechten Maustaste markieren und anschließend im Kontextmenü die "Intelligente Suche" auswählen. Nun sucht Bing nach dem Begriff und listet die Ergebnisse rechts auf. Funktioniert nicht nur in Word, sondern z.B. auch in Excel (s.u. :-)
Dieses Feature spart mir wirklich viel Zeit, und das sehr oft am Tag... Wer mal schnell eine Datei versenden möchten, die "Senden" Funktion in der Office Anwendung, wie z.B. Word, aber auch nicht so prickelnd findet, für den gibt's jetzt was Neues: Über einen Klick im Mailfenster sieht man alle Dokumente, die man zuletzt bearbeitet hat, und kann diese über einen weiteren Klick anhängen - ganz ohne große Suche im Explorer-Fenster - super!
4. Online Zusammenarbeit
Mit Office 2016 können Sie direkt aus der Anwendung heraus online zusammen arbeiten, mit mehreren Anwendern an ein und demselben Dokument. Bisher war dies in z.B. Word Online auf SharePoint Seiten möglich, jetzt also auch mit der lokal installierten Office Anwendung.
Voraussetzung ist, dass Sie Ihr Dokument in der Cloud speichern und anderen Benutzern ganz einfach freigeben:
Die Einladung mit dem Link auf Ihr Dokument wird verschickt, und sobald die eingeladene Person die Datei über den Link öffnet, wird Ihnen dies angezeigt. Sie können nun live die Änderung der anderen "Bearbeiter" verfolgen, ganz einfach :-)
5. Skype for Business Integration
Wenn Sie mit anderen Personen an einem Dokument arbeiten, können Sie nun direkt aus der Office Anwendung heraus mit diesen kommunizieren. Alle berechtigten Benutzer werden mit Ihrem Status, den Sie in Skype for Business eingestellt haben angezeigt, und können per Klick einfach kontaktiert werden, via Chat, Sprache oder Video :-)
Fazit
Die Arbeit mit Office 2016 wird sicher einige Erleichterungen mit sich bringen: Vor allem im Bereich der Kollaboration wird es wesentlich einfacher, da man direkt in der Anwendung, im Dokument alle notwendigen Vorkehrungen treffen kann: Speichern in der Cloud, Freigabe, Live-Zusammenarbeit und Online-Kommunikation.
Die Malteser betreuen Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene in verschiedenen stationären Einrichtungen in und um Hamm. Sie bieten den Jugendliche Hilfe und orientieren sich dabei an deren Problemen und Bedürfnissen.
Die Malteser Werke setzten bei der Auswahl einer geeigneten IT-Infrastruktur schon sehr früh auf Cloudlösungen, wie sie mit Microsoft Office 365 bereitgestellt werden. Die Kombination aus zentraler Datenhaltung sowie lokalen Anwendungen bietet entscheidende Vorteile für die tägliche Arbeit der Mitarbeiter vor Ort.
Ralf Wilczek, Abteilungsleiter, Malteser Jugend und Soziales:
„Um möglichst effizient zu arbeiten, ist es wichtig, dass unsere Mitarbeiter die Werkzeuge, die wir ihnen im Rahmen von Microsoft Office 365 zur Verfügung stellen, professionell einsetzen lernen. Auf Grund unserer räumlichen Verteilung auf mehrere Einrichtungen und unserer unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle, sind Online-Trainings unsere erste Wahl. Sehr schnell konnten wir mit der WIENBURG ein passendes Schulungskonzept entwickeln und bereits erfolgreich umsetzen.“
Das Projekt – Online Schulungen zu Word, Excel und Outlook
Nach einer vorgeschalteten Bedarfsanalyse wurden die Schulungsinhalte in wöchentlichen Online-Sitzungen á 1,5 Stunden vermittelt. Um die Abläufe der Mitarbeiter nicht zu stören, wurden die Kurse früh morgens bzw. am späten Nachmittag durchgeführt. Auch die Möglichkeit, von zu Hause teilzunehmen, wurde von einzelnen Mitarbeitern genutzt.
Die Resonanz auf das neue Trainingskonzept war durchweg positiv, wie die Teilnehmer in Ihren zahlreichen Feedbacks zu den Kursmodulen (anonym) bestätigten.
Ausblick – Fortgeschrittene Themen, neue Anwendungen
Im nächsten Schritt werden aufbauende Kurse zu den Office Produkten durchgeführt, zusätzlich jetzt mit Microsoft OneNote als neue Applikation. Ebenso sind weitere Grundlagenkurse in Planung.
Wir freuen uns, dass unser gemeinsam mit den Maltesern erarbeitetes Schulungskonzept so viel Anklang findet und erste Erfolge zeigt. Wir wünschen allen Beteiligten weiterhin viel Spaß, in den Online-Trainings und ebenso bei der Umsetzung in den Office-Anwendungen.
Seit Kurzem stellt Microsoft "Skype for Business" als Nachfolger von Lync zur Verfügung. Ob über Mietlösung (z.B. Office 365) oder über eigene Server realisiert, bietet die Software den Anwendern schnellen und effektiven Zugriff auf diverse Kommunikationstools, über eine einzige Schnittstelle.
Mitarbeiter können damit standortübergreifend Telefonie, Video, Chat, Videokonferenzen und eine Vielzahl weiterer Funktionen nutzen.
Unser Angebot
Jetzt können wir Ihnen auch den passenden Kurs zur neuen Anwendung anbieten, in gewohnt hoher Qualität. Unsere Trainerin führt und führte bereits einige "Skype for Business" Trainings erfolgreich für unterschiedliche Kunden durch.
Das Besondere an unserem Kurs: Wir bilden Ihre Mitarbeiter ONLINE aus, ganz ohne Reiseaufwände und direkt am eigenen PC, in der eigenen Anwendung - in Skype for Business.
Wir schulen Sie und Ihre Mitarbeiter in kleinen Gruppen von maximal 5 Teilnehmern, in 1,5 Stunden, zum Preis von 195.-€ (inkl. MwSt.) für jeweils eine solche Kleingruppe.
Gerne passen wir die Kursinhalte auf Ihre speziellen Anforderungen an. Nehmen sie einfach Kontakt mit uns auf, um die gewünschten Inhalte zu besprechen.
Office Lens gibt's als App auf dem Windows Phone schon geraume Zeit, ein nettes Tool zur Dokumentation.
So können mit Office Lens z.B. Protokolle von Whiteboards oder Flipcharts mit der Kamera festgehalten und optimiert werden, ohne großen Aufwand. Die Dokumente wandern automatisch in OneNote und dort in mein persönliches Notizbuch - sehr praktisch.
Aber Office Lens kann noch mehr und wird immer besser :-) So kann man jetzt Ausdrucke oder andere Papierdokumente mit der Kamera "einscannen" und diese in 3 unterschiedlichen Formaten, nämlich Word, PowerPoint und pdf auf dem eigenen OneDrive (../Dokumente/Office Lens) ablegen lassen. Da auch noch eine OCR (optical character recognition) drüber läuft, kann im optimalen Fall das gesamte Dokument direkt weiterverarbeitet werden.
Hier oben im Bild sieht man, wie Office Lens genutzt werden kann, um Informationen in OneNote oder auf dem eigenen OneDrive abzulegen; hier unten die optionalen Formate für OneDrive.
Am meisten beeindruckt mich persönlich aber die Funktion, Visitenkarten einzuscannen. Nicht nur, dass die Karte als Bild in OneNote abgelegt wird, zusätzlich werden die mit OCR entdeckten Zeichenketten angezeigt, und diese werden auch noch gleich im Format der Microsoft Visitenkarten (vcf) auf der OneNote-Seite bereitgestellt, super!
So werde ich zukünftig - on the fly - Visitenkarten sofort einscannen und habe die Informationen über OneNote mit zwei weiteren Klicks dann auch als Kontakt in Outlook zur Verfügung, wie im unteren Bild zu sehen.
Wow - heute haut Microsoft mal wieder ein paar nette Sachen raus...
Zuerst mal gibt's seit heute Outlook für Android. Eine App mit der man sehr bequem auf Mails, Kalender und Kontakte zugreifen kann, wie man es von anderen Microsoft Devices mit Outlook bereits kennt. Hier gibt's die App im Play Store...
Eine Outlook App gibt's natürlich auch gleich für iOS, hier direkt im App Store
Einige Features der beiden Apps werden in diesem Video vorgestellt...
Aber das war's noch nicht: Seit heute gibt's auch ein Office Paket für Android Tablets, bestehend aus Word, Excel und PowerPoint...
Unser Kunde
interessiert sich für innovative Formen der Mitarbeiter- Qualifizierung. Unser
Ansatz, online zu lernen, direkt am Arbeitsplatz, war Basis für das gewählte Ausbildungskonzept.
Bedarfserhebung
Zu Projektbeginn wurde eine Online-Befragung der Mitarbeiter durchgeführt, um die inhaltlichen Schwerpunkte der
zukünftigen Trainings zu identifizieren.
KickOff
In einer Kick--Off
Veranstaltung konnte die Trainerin das Interesse für die
nachfolgenden Online Schulungen wecken, indem sie die wichtigsten und einige herausragende Neuerungen
in Office 2010 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) gegenüber der Vorgängerversion präsentierte.
Durchführung
Alle weiteren
Inhalte werden in Online-Sessions vermittelt. Die Sessions werden während der
Arbeitszeit durchgeführt und dauern maximal zwei Stunden pro Tag.
Technik
Zur bequemen Teilnahme steht den Mitarbeitern der Lync Client am Arbeitsplatz zur Verfügung.
Alternativ können die Teilnehmer von zu Hause oder unterwegs an einer
solchen Schulung teilnehmen. Falls kein Lync Client installiert ist, wird im Browser automatisch die Lync Web App geladen um so den Ausführungen der Trainerin folgen zu können.
Digitale
Seminarunterlagen
Die Kursunterlagen
werden digital erstellt und vor Kursbeginn verteilt. So sind die Teilnehmer in
der Lage, die Unterlagen während des Online-Kurses auch auf anderen Geräten
(z.B. Tablet, Telefon,…) zu nutzen.
Ganz nebenbei wird dadurch
eine große Menge an Papier eingespart :-)
Spannend...
Interessiert? Gerne
unterstützen wir Sie bei Ihrem individuellen Qualifizierungsvorhaben, schnell
und unverbindlich. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf, wir freuen uns auf Sie...
