Links auf wichtige Informationen wie externe Webseiten, interne SharePoint-Sites oder wichtige Dokumente finden sich in den meisten Unternehmen/Organisationen an ganz unterschiedlichen Stellen:
- In Linksammlungen, veröffentlicht auf internen Websites, werden Mitarbeitern wichtige Quellen zu bestimmten Themengebieten bereitgestellt.
- In Blogartikeln verlinken die Autoren auf weiterführende Informationen, meist ganz bequem über Hyperlinks.
- In Dokumenten, die im Intranet bereitgestellt werden, sind Links auf zusätzliche Quellen hinterlegt.
- Arbeitsgruppen stellen wichtige Links über Microsoft Teams oder in einem gemeinsam genutzten OneNote-Notizbuch für das gesamte Team zur Verfügung.
Wie so häufig ist das Bereitstellen der Information die eine Seite, das Auffinden derselben stellt aber oft eine Herausforderung dar. "...da gab's mal einen tollen Link, aber wo???" So ähnlich geht es mir zumindest öfter mal.
Okay, wichtige Quellen sollte ich immer als Lesezeichen in meinem bevorzugten Browser ablegen, dann finde ich das auch wieder - theoretisch. In der Praxis springe ich von einer Seite dann zur nächsten und schwupp weiß ich gar nicht mehr, wo ich angefangen habe und werde mir deshalb auch kein Lesezeichen mehr anlegen (können).
Microsoft Search (for Bing) bietet nun Unternehmen/Organisationen, die mit Office 365 arbeiten, die Möglichkeit, Lesezeichen direkt als Suchergebnisse festzulegen, einmal konfiguriert, für alle Mitarbeiter verfügbar, auf allen Endgeräten. So stellen Sie Ergebnisse dort bereit, wo sie auch immer benötigt werden, nämlich direkt in der Suchmaschine selbst.
Konfiguration im Office 365 Admin Center
Falls Microsoft Search für Ihre Organisation bereitsteht, finden Sie im Admin Center einen neuen Menüpunkt "Microsoft Search". Hier können Sie sehr einfach eigene Bookmarks anlegen, veröffentlichen und so Ihren Mitarbeitern bereitstellen. Die Handhabung ist recht einfach:
- Für jedes Lesezeichen (Bookmark) wird ein Titel und eine Beschreibung festgelegt,
- Die gewünschte URL, die als Ergebnis der Suche angezeigt wird, wird eingetragen (kann auf externe oder interne Quellen verweisen),
- Key-Wörter werden festgelegt, bei deren Eingabe im Suchfenster das Bookmark angezeigt werden soll.
Im Beispiel hier oben wurde ein Link zu einer internen Seite mit den Spesenformularen bereitgestellt, der bei der Suche nach "reise", "spesen" und "spesenabrechnung" als Ergebnis angezeigt werden soll. Dies wurde im unteren Teil des Fensters eingetragen, oben wird bereits eine Preview eingeblendet, wie sie den Anwendern als Suchergebnis später im Browser präsentiert wird.
Voreingestellt ist, dass ALLE Benutzer in der Organisation die Bookmarks sehen, Sie können dies im Admin Center für Microsoft Search jederzeit ändern, unter "User & permissions". Dort können Sie zudem weitere Administratoren und Editoren für Microsoft Search festlegen, die die Bookmarks zukünftig erstellen und verwalten sollen, so dass diese Aufgabe nicht bei den Office 365 - Admins verbleiben muss.
Die Benutzersicht
Voraussetzung für die Benutzer ist, dass sie in
Bing mit ihren Office 365 - Credentials angemeldet sind. Als Browser steht neben Edge, dem IE auch Chrome und Firefox in der jeweils aktuellen Version zur Verfügung.
Sobald nun nach "reise" gesucht wird, taucht das Bookmark zur internen Seite mit den Spesenformularen als erstes Suchergebnis auf.
Im rechten Teil des Fensters erscheinen unter "Verwandte Links" weitere Bookmarks, die der Administrator bzw. Editor zuvor angelegt hat. Bei uns sind dies Bookmarks für "Bahn" und "Flugmaschine", die jeweils auf ein externes Portal verlinken und für die ebenfalls das Key-Wort "reise" hinterlegt wurde. Hier unten das Ergebnis der selben Suche, auf meinem Android-Smartphone.
Fazit
Microsoft Search (for Bing) ist ein tolles Werkzeug, um den Benutzern Informationen bereitzustellen; und zwar genau dort, wo sie diese auch benötigen: In der Suchmaschine selbst.
Die Bereitstellung ist relativ einfach vorzunehmen, erste Bookmarks sind sehr schnell konfiguriert. Nach und nach werden dann immer mehr Bookmarks hinzugefügt werden, diese können auch von den Benutzern vorgeschlagen und den Admins/Editoren bequem bereitgestellt werden.
So kann sehr schnell eine Liste mit mehreren tausend Bookmarks entstehen, Ihre Benutzer werden es Ihnen danken :-)
Übrigens können Sie auch Q&As konfigurieren, geht ebenfalls recht bequem, ebenfalls im Admin Center von Microsoft Search.
Falls Sie Fragen zu Microsoft Search oder anderen Komponenten von Office 365 haben, oder falls Sie Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung einer Strategie benötigen, stehen wir Ihnen jederzeit sehr gerne zur Verfügung. Nehmen Sie ganz einfach
Kontakt zu uns auf, wir freuen uns auf Ihre Nachricht :-)
für das Team der Wienburg
