Office 365 - Dokumentenbibliotheken direkt in den Windows Explorer einbinden

Wer innerhalb von Office 365 auf Dokumente zugreift, macht dies häufig mit einem Browser: Man begibt sich auf die Webseite und wählt aus der Dokumentenbibliothek das gewünschte Dokument aus, um es anschließend in der zugehörigen Office-Anwendung (z.B. Word, Excel. PowerPoint) oder online zu bearbeiten.

Die Praxis

Auf tragbaren Geräten wie Notebooks oder Tablets werden Dokumentenbibliotheken automatisch für die Offlinebearbeitung auf die lokale Festplatte kopiert und vom OneDrive for Business - Client stets synchron gehalten. 

Die so synchronisierten Dokumentenbibliotheken tauchen dann im Windows-Explorer unter "OneDrive for Business" bzw. "SharePoint" auf, inklusive aller Unterwebsites und Verzeichnisse.

Anwender könnten die Dokumente so auch über den Windows-Explorer auswählen und in der passenden Anwendung öffnen, selbst wenn sie online und mit Office 365 verbunden sind. Sie bearbeiten die Kopie auf der lokalen Festplatte und der OneDrive for Business - Client sorgt dafür, dass die Änderungen automatisch in die Dokumentenbibliothek nach Office 365 synchronisiert werden.

Das Problem

Gerade bei Dateien, die sehr häufig von mehreren Benutzern bearbeitet werden, kann es bei der Arbeitsweise im Windows-Explorer zu Synchronisierungsproblemen  kommen, die dann aufwendig behoben werden müssen, meist von Spezialisten aus dem Support. Deshalb ist die Bearbeitung im Browser, wie ganz oben erwähnt, stets die bessere Wahl.

Die Alternative

An fest installierten Büroarbeitsplätzen kann die direkte Einbindung von Dokumentenbibliotheken in den Windows-Explorer eine sinnvolle Alternative zur Arbeit mit synchronisierten Dokumenten darstellen.

• Die Benutzer greifen auf die Dokumente in Office 365 zu, ganz so als ob diese auf einer lokalen Platte oder einem Netzlaufwerk verfügbar wären, mit dem Windows Explorer.
• Synchronisierungen sind nicht mehr nötig oder werden auf ein Mindestmaß reduziert.

Die Technik steht schon länger zur Verfügung, gerät nur häufig wieder in Vergessenheit. Deshalb wollen wir die notwendigen Schritte hier aufzeigen.

Vorarbeit

Zuerst sollten Sie sicherstellen, dass der Dienst "WebClient" automatisch startet. Falls nicht, stellen Sie bitte den Starttyp in Ihrer Computerverwaltung auf "Automatisch" (Windows Explorer --> "Dieser PC" --> re. Maustaste --> Verwaltung --> Dienste und Anwendungen --> Dienste).

Anschließend sollten Sie überprüfen, ob Ihre Office 365 Seiten in der Liste der vertrauenswürdigen Sites bereits auftauchen. Wählen Sie im Internet Explorer die Einstellungen (Zahnrad) --> Internetoptionen --> Reiter "Sicherheit" und dort "Vertrauenswürdige Sites".  Sollten die Seiten nicht angezeigt werden, können Sie diese jetzt hinzufügen. 

Falls Sie mit mehreren Office 365 Tenants arbeiten, können Sie, wie hier unten gezeigt, Wildcards verwenden und so die Sites in die Liste aufnehmen ;-) Jetzt sollten Sie Ihren Rechner neu starten… 

Netzwerkadresse hinzufügen

Öffnen Sie nun den Windows Explorer, klicken mit der rechten Maustaste auf "Dieser PC" und wählen "Netzwerkadresse hinzufügen", wie hier gezeigt.

Ein Assistent startet, und nach 2-maligem Klick auf "Weiter" können Sie die URL Ihrer gewünschten Dokumentenbibliothek direkt aus dem Browser kopieren und hier einfügen. 

TIPP: Öffnen Sie Ihre Website mit dem Internet Explorer und kopieren Sie den Link zur Dokumentenbibliothek mittels Rechtsklick (auf den Namen der Bibliothek). So erhalten Sie genau die URL, die im Assistenten benötigt wird (s.u.).

Fügen Sie nun die gerade kopierte Adresse nun in den Assistenten ein (Strg+V) und klicken Sie auf "Weiter".

Nun können Sie den vorgeschlagenen Namen für Ihre Ansicht übernehmen oder einen eigenen, sprechenden Namen wählen.

Nach Klick auf "Weiter" und "Fertigstellen" erscheint Ihre Dokumentenbibliothek unterhalb von "Dieser PC" und kann z.B. ganz bequem  an den Schnellzugriff innerhalb des Windows Explorers angeheftet werden (re. Maustaste --> "An Schnellzugriff anheften"). 

Das war's. Ab jetzt öffnen Sie die Dokumente direkt in der Dokumentenbibliothek von Office 365 und eine Synchronisation entfällt (deshalb werden auch keine grüne Häkchen angezeigt)

Wir haben diese Methode bei unseren Kunden erfolgreich umgesetzt. So können die Mitarbeiter nun weiterhin Dateien über den Windows-Explorer öffnen und arbeiten ganz ohne Synchronisierungsprobleme.

Vielen Dank an Klaus Elfert für die wie immer tollen Tipps :-)

Andreas Maurer

... für das Team der Wienburg.

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